Fixer ses priorités pour plus de productivité (2e partie)


Par Amal Stapley

Vous avez analysé votre vie et avez identifié tout ce que vous devez faire pour accomplir votre mission et atteindre vos objectifs à long terme, et vous avez éliminé toutes les activités chronophages qui n’étaient pas utiles pour atteindre votre but.
Que faire avec le reste de cette longue liste de tâches ? Par où commencer ?  

 Créez une chronologie 

La première étape consiste à regarder la chronologie de ce que vous avez à faire pour avancer vers vos buts à long terme, afin de définir vos priorités en matière de temps.

Divisez vos objectifs en plusieurs étapes, ainsi vous saurez ce que vous devrez accomplir dans l’année, ensuite pendant le mois, et enfin durant la semaine. Cela vous permettra de mettre vos activités en perspective, et de vous concentrer uniquement sur les activités qui doivent être faites maintenant.

Quand vous avez déterminé les activités à accomplir cette semaine, il y en aura qui devront être faites à des dates spécifiques, comme les rendez-vous ou les réunions récurrentes dont les dates seront déjà bloqués sur votre calendrier. Il se peut que vous ayez d’autres taches qui nécessitent d’être accomplies durant des jours précis, parce qu’elles coïncident avec un évènement particulier, vous pouvez donc les marquer dans votre calendrier à ces jours précis.

 Classez vos tâches journalières

Maintenant que vous avez épuré votre liste de tâches pour en arriver aux tâches à faire cette semaine, vous avez besoin de les classer par ordre de priorité, mais comment ? Il  existe plusieurs méthodes différentes qui peuvent être utilisées, la plupart d’entre elles étant basées sur des systèmes alphabétiques ou numériques.

Vous pourriez faire une liste de vos tâches du jour en les numérotant dans l’ordre dans lequel vous les accomplirez, ou vous pourriez les marquer par des lettres, A étant le plus important et Z le moins important.

Mais comment décider quelle tâche est plus prioritaire qu’une autre ?

 Le système ABCDE

Le système que je préfère pour les activités quotidiennes est le système ABCDE recommandé par Brian Tracy. Avec ce système, vous passez en revue votre liste de tâches la veille, et vous marquez chaque activité avec une de ces lettres :

  •  A: Les tâches que vous devez absolument faire le lendemain. Elles sont souvent dans votre Quadrant I, ou dans votre Quadrant II si vous êtes plus organisé, c’est à dire faisant partie des tâches qui seront le plus bénéfiques pour avancer vers votre but.

Les tâches A pourraient par exemple être le fait de finir un rapport, écrire cet article pour Musulman Productif, faire les courses, ou emmener votre mère à son rendez-vous.

Si vous avez plusieurs tâches dans cette catégorie vous pouvez les classer : A1, A2, A3, etc.

  •  B: Les tâches que vous DEVRIEZ faire le lendemain, mais si vous les faites pas, elles n’auront que de légères conséquences.

Il se peut que certaines tâches « B » deviennent des tâches « A » si elles ne sont pas faites dans un avenir proche, mais elles ne doivent en aucun cas être faites avant les tâches « A ».

Vous pouvez inclure dans cette catégorie les activités telles que contacter un potentiel client, répondre à un mail non-urgent, lire la dernière édition de votre journal professionnel ou nettoyer votre salle de bain.

  •  C: Les tâches qui seraient bien de faire si vous avez le temps, mais pour lesquelles il n’y aura aucune conséquence si elles ne sont pas accomplies.

Cette catégorie peut contenir les activités comme téléphoner à un ami pour prendre de ses nouvelles, faire du shopping, ouvrir Facebook ou aller à la salle de gym que vous avez repérée par exemple.

 

  • D: Les tâches que vous pourriez déléguer à quelqu’un d’autre. Si vous pouvez les déléguer à une personne, cela vous libèrera plus de temps pour faire le travail que seul pouvez faire ou les tâches qui vous permettront d’avancer dans l’accomplissement de votre objectif.

Ce groupe peut contenir les activités telles que classer des documents, entrer des données, faire du jardinage ou faire du covoiturage pour une activité scolaire.

 

  • E: Les tâches que vous devriez éliminer. Si vous avez déjà évalué toutes vos activités dans la matrice, vous devriez avoir très peu de tâches dans cette catégorie, mais il se peut qu’il reste quelques activités de la semaine précédente que vous n’avez pas accomplies, et qui n’ont plus d’importance maintenant.

Après avoir fait ce classement, il sera facile d’appliquer le Principe de Pareto pour déterminer lesquelles de vos tâches représentent les 20% les plus importants de votre liste « A », sur lesquelles vous devez vous concentrer en premier pour obtenir votre résultat de 80% d’accomplissement pour la journée.

Il est généralement recommandé de faire ces premières choses le matin, quand vous commencez le travail, pendant que vous êtes encore frais. Cela vous garantira l’accomplissement des tâches du jour les plus importantes, ainsi si un imprévu se présente, vous n’aurez pas à veiller tard pour les finir.

Prendre l’habitude d’appliquer le système ABCDE demande de la discipline, puisque c’est très facile de commencer sa journée doucement en vérifiant ses mails, ou en commençant par le travail le moins important. Mais forcez-vous à le faire, une fois cette routine installée, vous verrez votre productivité se multiplier. Atteindre les hauts sommets de l’accomplissement, augmentera aussi votre motivation et votre estime de soi.

A propos de l’auteure

Amal Stapley, coach personnelle pour femme Musulmane, a fondé le projet « SuperMuslimah » (www.coachamal.com) pour supporter, motiver et encourager les femmes musulmanes à avancer dans leur vie avec confiance. Après sa conversion en 1992, elle obtient son diplôme de Psychologie et études Islamiques de l’Université Islamique Internationale de Malaisie, puis à travaillé avec des organisations islamiques aux Etats unis, en Egypte et maintenant dans son pays d’origine, le Royaume Uni

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